Il coordinamento del matrimonio

7 Marzo 2019

Oggi vi parlo del coordinamento del matrimonio e della figura chiamata “wedding day coordinator”, cioè coordinatore del giorno delle nozze… anche se poi, in realtà, si lavora molto di più! Voglio fare chiarezza perché molte spose mi chiedono di cosa si tratta, cosa include questo servizio e quali sono i miei incarichi. Se state leggendo questo articolo, probabilmente vi state ponendo anche un’altra domanda, cioè se vale la pena dedicare una parte del budget a me, lo so! Curiosate di seguito e scoprilo voi stessi! Se vi avrò convinto, potete fare due chiacchiere con me qui https://www.solevents.it/it/contatto/

Cosa fa il wedding day coordinator. Quando vengo assunta come coordinatrice del giorno del matrimonio entro in gioco all’incirca 3 mesi prima dell’evento. Gli sposi scelgono in autonomia tutti i fornitori e gli allestimenti. Sono ben felice di dare un consiglio se mi è richiesto, altrimenti mi tengo completamente al di fuori dell’organizzazione per non intromettermi nelle decisioni della coppia. Chiedo poi a voi di fornirmi i contatti delle persone che avete confermato, professionisti che magari si conoscono o che forse non si sono mai visti, e li faccio lavorare come una squadra, all’interno della quale io sono un membro, non un poliziotto. Sono il membro che conosce tutto di tutti, le necessità, gli orari, gli spazi di allestimento richiesti, stilo una timeline con gli sposi e la invio per email a ciascuno. Sono la prima a visitare i luoghi della cerimonia e del ricevimento, sono la persona che ha una lista infinita di nomi e numeri di telefono per le emergenze, sono colei che raduna gli ospiti alla location prima del vostro ingresso, sono io che sistemo le candele, il tableau e le decorazioni che mi avete consegnato. Sono una presenza semi-invisibile su cui gli sposi sanno di poter contare, sempre.

 

Cosa non fa il wedding day coordinator. Non posso risolvere problematiche non dipendenti da me come il maltempo, la performance di fornitori non adeguati, oggetti persi. Non è inoltre tra i miei doveri attaccare cartelli stradali per raggiungere la location.

A cosa serve un wedding day coordinator. Servo a risolvere gli imprevisti. Sappiate che ce ne sono tanti. Possiamo pensare a un piano B, C e D ma succederà qualcosa fuori programma. Tanto per fare qualche esempio, il custode della villa potrebbe non trovare le chiavi del cancello proprio quando voi state arrivando, potrebbe saltare fuori un invitato in più la mattina alle 9:00 e vi mancherebbe un nome scritto nel tableau de mariage, i vostri amici potrebbero voler proiettare un video imbarazzante al taglio della torta. Vi starete ora chiedendo se ho salvato queste situazioni… beh, posso dirvi che ho intrattenuto tutti gli ospiti finchè le chiavi del cancello non sono arrivate, sono andata a ristampare il nome della zia da aggiungere al cartellone della disposizione dei tavoli la mattina stessa del matrimonio, mi sono visionata i filmini 2 settimane prima delle nozze e ho chiesto agli sposi la conferma della proiezione, senza svelare troppo la sorpresa rivelando il contenuto.

 

Quando non affidarsi a un wedding day coordinator. Se siete giunti a questo punto e pensate che, ad esempio, il responsabile del catering, il direttore della location o un’amica possa occuparsi senza problemi della buona riuscita del matrimonio, risparmiate il vostro budget e non investite nel coordinatore del giorno del matrimonio. Ricordate di incaricare una persona che gestirà il vostro matrimonio come un esterno, cioè senza coinvolgimento emotivo, ma con un’attenzione amorevole, come se si stesse occupando del giorno più importante della propria vita.

Il wedding day coordinator è un servizio di grandissima responsabilità che io ho sempre preso molto seriamente. Mi reputo fortunata perché nel tempo ho instaurato bellissimi rapporti con i miei sposi e le mie spose, legami basati sulla fiducia e l’empatia. Il consiglio che mi sento di dare a tutti dal profondo del cuore è conoscere bene la persona a cui affidate questo incarico, non sono sufficienti un’email o un prezzo, chiedete una skype-call o un appuntamento. Un wedding day coordinator si sceglie prima di tutto perché deve farvi sentire al sicuro, non dimenticatelo mai!

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Diario
Author
Sara Sollazzi
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